Tecnico/a Administrativo/a, Adquisiciones y Logistica

Fecha límite de recepción de solicitudes: Miercoles, catorce (14) de mayo de 2025, 11:59 Pm (Hora Bogotá DC) 

Información Institucional

El Servicio Mundial es el brazo humanitario y de desarrollo de la Federación Luterana Mundial (FLM/SM COL-VEN). Somos una organización internacional, basada en la Fe, ampliamente reconocida que trabaja en más de 20 países. En un mundo cada vez más complejo y fragmentado, nuestro trabajo busca unir a todas las personas en el esfuerzo conjunto de justicia, paz y reconciliación.

Nuestro trabajo, acciones y operaciones se guían por un compromiso a los derechos humanos de cada individuo, sin importar su condición. Somos conocidos particularmente por nuestro trabajo humanitario oportuno, compasivo y profesional, y por nuestra presencia en terreno en áreas de difícil acceso. Nuestro trabajo está centrado en las personas y en la comunidad. Principalmente, trabajamos con personas en condición de vulnerabilidad para reclamar y defender sus derechos, nos involucramos de manera proactiva con el gobierno local y las estructuras comunitarias. Para más información global favor de visitar: www.lutheranworld.org/WorldService 

Servicio Mundial hace presencia en Colombia desde el año 2002 por medio del Programa Colombia y actualmente implementa la Estrategia de País “Vida Digna, Paz y Territorio” (2019-2024), enfocando en 3 áreas estratégicas: 1. Medios de Vida y Justicia Climática, 2. Servicios Humanitarios de Calidad, y 3. Protección y Cohesión Social. Nuestros socios en Colombia incluyen organizaciones comunitarias, étnicas, campesinas y de mujeres, nuestros aliados incluyen miembros de la Alianza ACT, del Foro de Organizaciones Humanitarias Internacionales en Colombia y nos apoyan donantes como la Comisión Europea, ECHO, y agencias de las Naciones Unidas, entre otros. También trabajamos de la mano con Iglesias Luteranas de la región y sus agencias relacionadas de Norte América y Europa. Para más información del Programa Colombia favor de visitar: http://colombia.lutheranworld.org

Descripción del área a la cual se circunscribe el cargo

El cargo se suscribe al Área Operaciones de la FLM/SM COL-VEN, que cuenta con el liderazgo de la Gerencia de Operaciones. El cargo está bajo la supervisión directa de la Oficial de Logistica y Aquisiciones y mantendrá una estrecha coordinación con el equipo programático y administrativo de la FLM/SM COL-VEN

Coordina su trabajo con:

• Equipo de programas y operaciones
• Líder de Terreno Choco
• Auxiliares Administrativos, Adquisiciones y logistica
• Personal administrativo, financiero y programático de la FLM/SM COL VEN
• Técnicos y profesionales logísticos

Ubicación

Con sede en la oficina de Quibdo, no obstante, se deberá tener disponibilidad para viajar a los departamentos donde tiene trabajo la FLM/SM COL VEN, en el pais o fuera de este y donde se requiera llevar a cabo las funciones inherentes a su cargo

Objetivo del cargo

Responsable por la planificación, ejecución y coordinación de los procesos administrativos, de adquisiciones y logísticos asociados a los proyectos en la oficina de Saravena, lo que incluye procesos de compra, coordinar transporte, almacenamiento de materiales y optimizar la logística para cumplir con los plazos establecidos y los estándares de calidad de la FLM y el donante.

Descripción de las actividades:

GESTIÓN

ADMINISTRACIÓN

• Responsable de los procesos de formación teórico-práctico en conocimientos administrativos y de adquisiciones al equipo de los proyectos en la Oficina de Saravena para la FLM. 
• Liderar la coordinación del personal de servicios generales, mensajería etc. y responsable por la elaboración de contratos de suministro, de servicios, de mantenimiento etc. según sea el caso. 
• Responsable por el seguimiento y apoyo en el funcionamiento operativo de la Oficina Saravena en coordinación con el área Administrativa, financiera y la Gerencia de operaciones. 
• Responsable por la compra de insumos, materiales, equipos y muebles de acuerdo con los requerimientos de compra exigidos y los estándares de transparencia y control interno, acordes con el manual de adquisiciones y manual de logistica. 
• Organizar y mantener los archivos electrónicos y físicos al día de Administración, logistica y Adquisiciones. 
• Planificar la logística de las misiones y eventos de los proyectos que se gestionen desde la oficina de Saravena en coordinación con el equipo de programa y operaciones.   
• Organizar y mantener los archivos electrónicos y físicos al día. Responsable de custodiar y salvaguardar los archivos físicos y electrónicos de la información Administrativa, de logistica y Adquisiciones. 
• Garantizar la disponibilidad de todos los documentos de apoyo para fines de auditoría y revisión del area administrativa, adquisiciones y logistica. 
• Responsable de los equipos y elementos de trabajo que deben entregarse a los equipos de proyecto para desarrollar las actividades a su cargo y garantizar los soportes de las mismas 
• Apoyar el manejo del Talento Humano de la regional. 
• Cumplir estrictamente con los procedimientos, manuales, políticas de la FLM y de los donantes

SUMINISTROS, ADQUISICIONES Y LOGÍSTICA

• Garantizar el cumplimiento de las actividades de adquisición de los proyectos de acuerdo con las políticas, reglamentos y estrategias de la FLM, alineados con el manual de adquisiciones y logistica. 
• Responsable por liderar los procesos de adquisiciones de acuerdo con los lineamientos y reglamentaciones, en las fases de planeación, ejecución y liquidación, alineados con el manual de adquisiciones y logistica. 
• Garantizar que todos los bienes y servicios adquiridos se reciban en buenas condiciones, en el lugar estipulado y de acuerdo a las especificaciones técnicas establecidas 
• Responsable por la elaboración y preparación de planes de adquisiciones correspondiente a los proyectos de la Oficina de Saravena, estableciendo plazos y momentos de seguimiento en su implementación, alineados con el manual de adquisiciones y logistica. 
• Elaboración e implementación de los procesos de licitación, la evaluación del desempeño de los proveedores y negociación de ofertas, de la gestión del contrato y de la relación con el proveedor, de las consideraciones legales y de las condiciones de pago y del análisis y gestión de riesgos contractuales en la Oficina de Saravena. 
• Brindar apoyo eficiente a la administración de los contratos con los proveedores y contratistas.  
• Apoyar la actualización de la base de datos de los mejores proveedores, contratistas y prestadores de servicios, con información suficiente para calificar los servicios y oportunidades de mejora en los contratos con los prestadores de servicio. 
• Garantizar que las operaciones cumplan con sus debidos contratos de suministro, de servicios, de obra, etc. según sea el caso con el apoyo del área programática.  
• Participar activamente en las reuniones periódicas de planeación, seguimiento y evaluación de proyectos, brindando la información, análisis y sugerencias del área a su servicio. 
• Seguimiento en la elaboración de las especificaciones técnicas para los procesos de licitación y compras. 
• Apoyar la distribución de insumos, elementos en terreno, cash transfer o realización de actividades cuando sea necesario
• Apoyar la realización y logística de las actividades y eventos de los proyectos y de la FLM, incluidas las actividades de bienestar de la regional
• Apoyar el proceso de documentación, sistematización y entrega de verificadores de los proyectos 
• Mantener el registro de los activos de los proyectos y de la oficina oportunamente y registrar en los inventarios
• Llevar los archivos de control de: inventarios de equipos, inventarios de víveres, novedades de personal, controles de combustible, etc. Mantener los kárdex de adquisiciones y entregas de suministros e insumos, garantizar el control de inventarios 

 
RESPONSABILIDADES GENERALES 

• Asegurar la implementación eficaz de la política de seguridad de la FLM y velar por la implementación de los Códigos de Conducta y demás políticas institucionales de la FLM en el marco del proyecto
• Cumplir estrictamente con los procedimientos, manuales, políticas de la FLM/SM-CO.
• Responder por un buen manejo de dineros en efectivo para los anticipos de viaje de las actividades. Realizar las rendiciones de viaje con el lleno de los requisitos del donante y de los procedimientos administrativos de la FLM.
• Velar por el buen cumplimiento de los procedimientos administrativos y de control que le correspondan, dentro del desarrollo de sus actividades en el marco del proyecto particular y de las políticas de la FLM.
• Cumplir los procedimientos, manuales, políticas de la FLM incluyendo los Códigos de Conducta, Política de seguridad y Protección, Manual de seguridad, Protección a la niñez y demás que la FLM determine.
• La FLM tiene tolerancia cero hacia la explotación y los abusos sexuales, y todo el personal tiene el deber de cumplir y promover la Política de Protección contra la Explotación y Abuso Sexual (PEAS) de la FLM; en el desarrollo de todas las actividades y funciones del cargo.

Requisitos Profesionales

Nivel de Educación

• Se requiere un técnico, tecnólogo o estudiante de pregrado en el área de logística, ciencias económicas, administrativas o áreas afines

Experiencia Laboral

• Experiencia mínima de al menos un año (1) año en funciones administrativas y/o en logística.
• Deseable experiencia demostrable en el trabajo de fortalecimiento comunitario y organizativo.
• Deseable experiencia en organizaciones internacionales y similares.

Idiomas y ofimática

• Excelente manejo del castellano, escritura, lectura y conversación ya sea como lengua materna o de probada fluidez avanzada. 
• Se requiere nivel muy bueno de redacción y ortografía
• Indispensable el buen manejo de la hoja electrónica, procesador de palabras

Otros conocimientos y competencias requeridas

Conocimientos:

• Conocimiento del contexto político, social, económico y cultural del país. Específicamente es indispensable conocimiento sobre migración, el conflicto armado, construcción de paz, defensa de los derechos humanos, género, enfoque diferencial, atención psicosocial y enfoque basado en derechos.
• Conocimientos de mecanismos internacionales de derechos humanos y migración, así como género y etnia.
• Capacidad de comunicar mensajes complejos de manera accesible.
• Buenas capacidades conceptuales y analíticas.
• Capacidad de manejar los tiempos y responsabilidades del cargo, y poder dar respuesta adecuada bajo condiciones de presión.
• Excelente manejo de hoja electrónica (Excel), procesadores de palabra (Word), entre otras herramientas del paquete Office, internet y software contable.

Competencias Funcionales:

• Compromiso personal con el trabajo humanitario y la construcción de un país incluyente. 
• Capacidad para trabajar con iniciativa y de manera proactiva. 
• Capacidad de trabajo en equipo y bajo condiciones de presión.
• Conocimientos sobre enfoques diferenciales (ciclo vital, género, discapacidad) y el enfoque de Acción si Daño.
• Conocimiento sobre derechos de los migrantes y normas relacionadas.
• Habilidades sociales y comunicativas que faciliten la sinergia del trabajo en equipo. 
• Capacidad para generar alianzas con otras organizaciones y actores estratégicos. 
• Conocimientos sobre el contexto sociopolítico de la región, Derechos Humanos, Derecho Internacional Humanitario y Proyecto Esfera, Derechos de Refugiados, Ley 1448/2011, rutas de asistencia a víctimas y capacidad para generar alianzas con otras organizaciones y actores estratégicos.

 Competencias Corporativas:

• Conocimiento del contexto político, social, económico y cultural del país
• Compromiso personal con el trabajo humanitario, de desarrollo y la construcción de un país incluyente.
• Capacidad en la incorporación del enfoque de igualdad de género en las acciones del componente, promoviendo la participación equitativa y la respuesta a necesidades específicas de hombres y mujeres en sus distintos ciclos de edad.
• Capacidad para cumplir y promover la Política sobre "Cero Tolerancia contra la discriminación y violencia contra las mujeres y las niñas" en el desarrollo de las acciones de la FLM en el territorio.
• Capacidad para la incorporación del enfoque de igualdad de género en las acciones del componente, promoviendo la participación equitativa y la respuesta a necesidades específicas de hombres, mujeres y población LGTBIQ+, en sus distintos ciclos de edad

Tipo de Vinculación

Contrato laboral con todas las prestaciones a término fijo y renovable al término del proyecto.

salario

Según calificación, de acuerdo a la escala salarial de la FLM – Programa Colombia Venezuela

Características de la aplicación

Aplicar en el link de la convocatoria: CP 023 2025_ Tecnico Administrativo, Adquisiciones y Logistica_ Choco

Incluye:

Carta de motivación (máxima una página) que debe ser enfocada en los criterios de puesto, expresar ampliamente la motivación por la consultoría basada en cualificaciones y ser complementaria a la hoja de vida.

Hoja de vida actualizada, que incluye contactos supervisores inmediatos, máximo de tres páginas con tres (3) referencias laborales y dos (2) personales recientes.

Enviar en archivos separados y formato PDF. Nombrar los archivos así: primero nombre, luego apellido y el contenido. Ej.: ANA MARIA PEREZ CORREA_ (HV o CM).

Nota importante:

Sólo serán analizadas las propuestas que cumplan con todos los requisitos solicitados y que sean enviadas dentro del límite indicado.