Tecnico/a Administrativo/a, Adquisiciones y Logistica

Fecha límite de recepción de solicitudes: Miercoles, catorce (14) de mayo de 2025, 11:59 Pm (Hora Bogotá DC) 

Información Institucional

El Servicio Mundial es el brazo humanitario y de desarrollo de la Federación Luterana Mundial (FLM/SM COL-VEN). Somos una organización internacional, basada en la Fe, ampliamente reconocida que trabaja en más de 20 países. En un mundo cada vez más complejo y fragmentado, nuestro trabajo busca unir a todas las personas en el esfuerzo conjunto de justicia, paz y reconciliación.

Nuestro trabajo, acciones y operaciones se guían por un compromiso a los derechos humanos de cada individuo, sin importar su condición. Somos conocidos particularmente por nuestro trabajo humanitario oportuno, compasivo y profesional, y por nuestra presencia en terreno en áreas de difícil acceso. Nuestro trabajo está centrado en las personas y en la comunidad. Principalmente, trabajamos con personas en condición de vulnerabilidad para reclamar y defender sus derechos, nos involucramos de manera proactiva con el gobierno local y las estructuras comunitarias. Para más información global favor de visitar: www.lutheranworld.org/WorldService 

Servicio Mundial hace presencia en Colombia desde el año 2002 por medio del Programa Colombia y actualmente implementa la Estrategia de País “Vida Digna, Paz y Territorio” (2019-2024), enfocando en 3 áreas estratégicas: 1. Medios de Vida y Justicia Climática, 2. Servicios Humanitarios de Calidad, y 3. Protección y Cohesión Social. Nuestros socios en Colombia incluyen organizaciones comunitarias, étnicas, campesinas y de mujeres, nuestros aliados incluyen miembros de la Alianza ACT, del Foro de Organizaciones Humanitarias Internacionales en Colombia y nos apoyan donantes como la Comisión Europea, ECHO, y agencias de las Naciones Unidas, entre otros. También trabajamos de la mano con Iglesias Luteranas de la región y sus agencias relacionadas de Norte América y Europa. Para más información del Programa Colombia favor de visitar: http://colombia.lutheranworld.org

Descripción del área a la cual se circunscribe el cargo

El cargo se suscribe al Área Operaciones de la FLM/SM COL-VEN, que cuenta con el liderazgo de la Gerencia de Operaciones. El cargo está bajo la supervisión directa de la Oficial de Logistica y Aquisiciones y mantendrá una estrecha coordinación con el equipo programático y administrativo de la FLM/SM COL-VEN

Coordina su trabajo con:

• Equipo de programas y operaciones
• Lideres de Terreno
• Auxiliares Administrativos, Adquisiciones y logistica
• Personal administrativo, financiero y programático de la FLM/SM COL VEN
• Técnicos y profesionales logísticos
• Equipo de Gerencia

Ubicación

Con sede en la oficina de Bogotá D.C., no obstante, se deberá tener disponibilidad para viajar a los departamentos donde tiene trabajo la FLM/SM COL VEN, en el pais o fuera de este y donde se requiera llevar a cabo las funciones inherentes a su cargo.

Objetivo del cargo

Responsable por la planificación, ejecución y coordinación eficaz y eficiente del funcionamiento operativo de la Oficina Bogotá y el acompañamiento a todos los procesos logísticos, administrativos, de adquisiciones, de personal y seguridad, de la FLM/SM COL-VEN. Apoyar los procesos de adquisiciones y logística enmarcados en el proyecto ECHO-logistica para cumplir con los plazos establecidos y los estándares de calidad de la FLM y el donante.

Descripción de las actividades:

GESTIÓN

ADMINISTRACIÓN

• Liderar la coordinación del personal de servicios generales, mensajería etc. y responsable por la elaboración de contratos de suministro, de servicios, de mantenimiento etc. según sea el caso 
  Responsable por la compra de insumos, materiales, equipos y muebles de acuerdo con los requerimientos de compra exigidos y los estándares de transparencia y control interno, acordes con el manual de adquisiciones y manual de logistica. 
• Responsable de la toma de inventarios físicos de la oficina de Bogotá y suministrar a Adquisiciones y logistica para su consolidación.
• Organizar y mantener los archivos electrónicos y físicos al día. Responsable de custodiar y salvaguardar los archivos físicos y electrónicos de la información Administrativa, de logistica y Adquisiciones. 
• Garantizar la disponibilidad de todos los documentos de apoyo para fines de auditoría y revisión del area administrativa, adquisiciones y logistica. 
• Responsable de los equipos, visibilidad y elementos de trabajo que deben entregarse a los equipos de proyecto para desarrollar las actividades a su cargo y garantizar los soportes de las mismas, entre otros convenios de comodato, EPP, etc.  
• Responsable de apoyar la elaboración de documentos para tramite de visas, cartas y documentos requeridos para los tramites de personal expatriado y sus familias en la FLM/SM COL-VEN, al igual que el apoyo en su instalación (Vivienda, transporte, adquisición de activos fijos, y aquellos que se requieran).
• Responsable de garantizar el mantenimiento general de la oficina y casa de representante.
• Responsable del mantenimiento de los vehículos de la FLM/SM COL-VEN Bogotá. Control de combustible y seguimiento al pago de polizas e impuestos de los vehículos 
• Responder por un buen manejo de dineros en efectivo para los anticipos de viaje de las actividades. Realizar las rendiciones de viaje con el lleno de los requisitos del donante y de los procedimientos administrativos de la FLM.
• Velar por el buen cumplimiento de los procedimientos administrativos y de control que le correspondan, dentro del desarrollo de sus actividades en el marco del proyecto particular y de las políticas de la FLM.
• Apoyar el manejo del Talento Humano de la oficina de Bogota. 
• Responsable de hacer seguimiento a los pagos de servicios públicos de la oficina FLM/SM COL-VEN Bogotá, casa representante país y proveedores de Bogotá.

SUMINISTROS, ADQUISICIONES Y LOGÍSTICA

• Apoyar la realización y logística de las actividades y eventos de los proyectos y de la FLM, incluidas las actividades de bienestar de la oficina de Bogota 
• Responsable del cumplimiento de los procesos de adquisiciones de bienes, servicios y del plan de adquisiciones en Bogotá.  Solicitar las especificaciones técnicas para los bienes y servicios requeridos, hacer estudios de mercado, preparar las invitaciones a cotizar, recolectar las cotizaciones, sistematizar, gestionar las propuestas recibidas, y preparar comunicaciones a los proveedores, elaborar las órdenes de compra, recolectar los documentos legales del proveedor, preparar solicitudes de contrato y recaudar las firmas correspondientes.
• Apoyar la actualización de la base de datos de los mejores proveedores, contratistas y prestadores de servicios, con información suficiente para calificar los servicios y oportunidades de mejora en los contratos con los prestadores de servicio de la oficina de Bogota. 
• Responsable de la logística y coordinación de los eventos, sus presupuestos, reuniones internas y externas con el equipo de trabajo, socios, comunidad u otras organizaciones. 
• Responsable de la recepción de facturas, registro y direccionamiento a tesorería para gestión de pago, al igual que el buen manejo del correo facturas.colombia@lutheranworld.org.
• Cumplir estrictamente con los procedimientos, manuales, políticas de la FLM y de los donantes
• Responsable del proceso de tiquetes en la FLM/SM COL-VEN (Emisión, adquisición, seguimiento de pago, control y registro en la matriz).

 
RESPONSABILIDADES GENERALES 

• Asegurar la implementación eficaz de la política de seguridad de la FLM y velar por la implementación de los Códigos de Conducta y demás políticas institucionales de la FLM en el marco del proyecto
• Cumplir estrictamente con los procedimientos, manuales, políticas de la FLM/SM-CO.
• Responder por un buen manejo de dineros en efectivo para los anticipos de viaje de las actividades. Realizar las rendiciones de viaje con el lleno de los requisitos del donante y de los procedimientos administrativos de la FLM.
• Velar por el buen cumplimiento de los procedimientos administrativos y de control que le correspondan, dentro del desarrollo de sus actividades en el marco del proyecto particular y de las políticas de la FLM.
• Cumplir los procedimientos, manuales, políticas de la FLM incluyendo los Códigos de Conducta, Política de seguridad y Protección, Manual de seguridad, Protección a la niñez y demás que la FLM determine.
• La FLM tiene tolerancia cero hacia la explotación y los abusos sexuales, y todo el personal tiene el deber de cumplir y promover la Política de Protección contra la Explotación y Abuso Sexual (PEAS) de la FLM; en el desarrollo de todas las actividades y funciones del cargo.

Requisitos Profesionales

Nivel de Educación

• Se requiere un técnico, tecnólogo o estudiante de pregrado en el área de logística, ciencias económicas, administrativas o áreas afines

Experiencia Laboral

• Experiencia mínima de al menos un año (1) año en funciones administrativas y/o en logística.
• Deseable experiencia demostrable en el trabajo de fortalecimiento comunitario y organizativo.
• Deseable experiencia en organizaciones internacionales y similares.

Idiomas y ofimática

• Excelente manejo del castellano, escritura, lectura y conversación ya sea como lengua materna o de probada fluidez avanzada. 
• Se requiere nivel muy bueno de redacción y ortografía
• Indispensable el buen manejo de la hoja electrónica, procesador de palabras e internet
• Deseable saber conducir y tener licencia de conducción de vehículos vigente

Otros conocimientos y competencias requeridas

Conocimientos:

• Conocimiento del contexto político, social, económico y cultural del país. Específicamente es indispensable conocimiento sobre migración, el conflicto armado, construcción de paz, defensa de los derechos humanos, género, enfoque diferencial, atención psicosocial y enfoque basado en derechos.
• Conocimientos de mecanismos internacionales de derechos humanos y migración, así como género y etnia.
• Capacidad de comunicar mensajes complejos de manera accesible.
• Buenas capacidades conceptuales y analíticas.
• Capacidad de manejar los tiempos y responsabilidades del cargo, y poder dar respuesta adecuada bajo condiciones de presión.
• Excelente manejo de hoja electrónica (Excel), procesadores de palabra (Word), entre otras herramientas del paquete Office, internet y software contable.

Competencias Funcionales:

• Compromiso personal con el trabajo humanitario y la construcción de un país incluyente. 
• Capacidad para trabajar con iniciativa y de manera proactiva. 
• Capacidad de trabajo en equipo y bajo condiciones de presión.
• Conocimientos sobre enfoques diferenciales (ciclo vital, género, discapacidad) y el enfoque de Acción si Daño.
• Conocimiento sobre derechos de los migrantes y normas relacionadas.
• Habilidades sociales y comunicativas que faciliten la sinergia del trabajo en equipo. 
• Capacidad para generar alianzas con otras organizaciones y actores estratégicos. 
• Conocimientos sobre el contexto sociopolítico de la región, Derechos Humanos, Derecho Internacional Humanitario y Proyecto Esfera, Derechos de Refugiados, Ley 1448/2011, rutas de asistencia a víctimas y capacidad para generar alianzas con otras organizaciones y actores estratégicos.

 Competencias Corporativas:

• Conocimiento del contexto político, social, económico y cultural del país
• Compromiso personal con el trabajo humanitario, de desarrollo y la construcción de un país incluyente.
• Capacidad en la incorporación del enfoque de igualdad de género en las acciones del componente, promoviendo la participación equitativa y la respuesta a necesidades específicas de hombres y mujeres en sus distintos ciclos de edad.
• Capacidad para cumplir y promover la Política sobre "Cero Tolerancia contra la discriminación y violencia contra las mujeres y las niñas" en el desarrollo de las acciones de la FLM en el territorio.
• Capacidad para la incorporación del enfoque de igualdad de género en las acciones del componente, promoviendo la participación equitativa y la respuesta a necesidades específicas de hombres, mujeres y población LGTBIQ+, en sus distintos ciclos de edad

Tipo de Vinculación

Contrato laboral con todas las prestaciones a término fijo y renovable al término del proyecto.

salario

Según calificación, de acuerdo a la escala salarial de la FLM – Programa Colombia Venezuela

Características de la aplicación

Aplicar en el link de la convocatoria: CP 022 2025_ Tecnico Administrativo, Adquisiciones y Logistica

Incluye:

Carta de motivación (máxima una página) que debe ser enfocada en los criterios de puesto, expresar ampliamente la motivación por la consultoría basada en cualificaciones y ser complementaria a la hoja de vida.

Hoja de vida actualizada, que incluye contactos supervisores inmediatos, máximo de tres páginas con tres (3) referencias laborales y dos (2) personales recientes.

Enviar en archivos separados y formato PDF. Nombrar los archivos así: primero nombre, luego apellido y el contenido. Ej.: ANA MARIA PEREZ CORREA_ (HV o CM).

Nota importante:

Sólo serán analizadas las propuestas que cumplan con todos los requisitos solicitados y que sean enviadas dentro del límite indicado.