Introduction et Contexte

La Fédération luthérienne mondiale (FLM) est une communion mondiale d'églises de tradition luthérienne comprenant 150 Églises membres dans 99 pays du monde entier, représentant 78 millions de chrétiens. L’Entraide Mondiale (world Service) est la branche humanitaire et de développement de la Fédération Luthérienne Mondiale dont les actions sont définies autour de trois domaines clés : Les Moyens d’existence, les Services de Qualité et la Protection & Cohésion sociale. Ces derniers incluent des axes transversaux comme la justice climatique, justice de genre et le plaidoyer pour le respect des droits fondamentaux des personnes. Présente au Tchad depuis 2007 et grâce au support de ses partenaires, la FLM s’est engagée à mettre en œuvre des programmes d’Assistance Humanitaire et de Développement Durable dans le Sud, l’Est et la zone du Lac. Ses actions touchent des populations vulnérables qui sont dans le besoin indépendamment de leur appartenance ethnique, religieuse, sexe, couleur, politique etc en les aidant à réaliser leur plein potentiel et en réclamant leurs droits universels. 

Ainsi pour le renforcement de son équipe, la FLM recherche u LOGISTICIEN/E ASSISTANT CHARGE.E DE LA GESTION DES VEHICULES qualifié/e et expérimenté/e. 

Grandes Responsabilités et Fonctions de la position.

Le Logisticien/ne assistant est chargé/e de la gestion des véhicules et autres engins motorisés de la FLM Tchad au bureau de N’Djamena.

Cette fonction logistique comprend la supervision des réparations/entretien/maintenance des véhicules et autres engins motorisés, la consommation de carburant, le transport du personnel et des biens, le contrôle de l’état des véhicules avant toute location. La mise en place de cette fonction est soutenue par l’utilisation des outils de gestion de la flotte de l’organisation, la tenue d’une base des données de suivi des entretiens/réparation des véhicule et le classement des documents des opérations y afférentes. Il/Elle est chargé de la gestion de la flotte en se conformant à la fois aux politiques et procédures de la FLM et aux exigences des donateurs.

Responsabilités spécifiques de la position

Ø  Assurer que tous les documents de bord des véhicules (police d’assurance, autorisations de circuler, OK, etc.) sont à jour et disponibles à bord des véhicules ;

Ø  Garder la trace de tous les contrats de location des véhicules ;

Ø  Assurer le « tracking » GPS des véhicules et garder un contact permanent avec les fournisseurs de ce service.

Ø  Tenir une base de données de la gestion des véhicules.

Ø  Assurer un classement efficace des documents logistiques en dur électroniques et sur SharePoint.

Ø  Contribuer à l’élaboration des plans d'approvisionnements conformément aux politiques et procédures de la FLM et des exigences des donateurs ;

Ø  Requérir les cotations/devis auprès des fournisseurs et autres prestataires ;

Ø  Appuyer la préparation des dossiers de paiement et autres documentations/correspondances relatives à la gestion de la flotte ;

Ø  Tenir une base des données véhicules et assurer leur mise à jour ;

Ø  Rapporter au Logisticien/Chargé des ressources humaines/Gestionnaire de programme ou en ligne toute pratique ou tout incident ou fait contraire aux bonnes pratiques et aux procédures et à la politique de l’organisation.

Ø  Assurer l'enregistrement de tous les véhicules ainsi que leur assurance ;

Ø  Veiller à l’entretien/maintenance/réparation en temps opportun de tous les véhicules LWF au bureau de N’Djamena suivant les procédures de l’organisation ;

Ø  Rapporter immédiatement toute défectuosité et/ou autres problèmes mécaniques observés sur les véhicules/générateurs

Ø  Arranger le ravitaillement des véhicules/générateurs au début de chaque mois et à chaque fois que les réservoirs arrivent à 2/4 (moitié) du réservoir ;

Ø  Assurer le stockage du carburant au niveau du bureau et en suivre une utilisation efficace ;

Ø  Contrôler les véhicules de location et assurer qu’elles remplissent les conditions de l’organisation ;

Ø  Tenir les fiches des présences des journaliers et des véhicules de location ;

Ø  Assurer le suivi des kits de premier secours qui sont les véhicules et veillez à leur renouvellement ;

Ø  Assurer que les chauffeurs tiennent carnets de bord des véhicules et des générateurs à jour.

Ø  Préparer et partager des rapports mensuels des consommations de carburant et des entretiens, maintenances et réparations effectués sur les véhicules et générateurs de l’organisation au bureau de N’Djamena ;

Ø  Faciliter la formation, le recyclage des conducteurs afin d'assurer une utilisation correcte des véhicules.

Ø  Assurer le briefing/induction des chauffeurs et autre staff sous sa supervision, les journaliers compris ;

Ø  Appuyer l’organisation des réunions, ateliers, formation et visites de terrain ;

Ø  Exécuter, dans les limites ses compétences/capacités et de la mission de la FLM au Tchad toutes autres tâches confiées par son superviseur.

Conditions particulières

Ø  Collaborer efficacement avec les autres membres des équipes techniques/du programme et de support de FLM ;

Ø  Entretenir et sauvegarder tous les matériels et équipements mis à sa disposition pour la réalisation de ses taches routinières ;

Ø  Alerter sans délai le Coordinateur Logistique, Approvisionnement et Sécurité ou dans le cas échéant les autres supérieurs de toutes situations d’urgence, d’insécurité ou d’accidents ;

Ø  Exécuter son travail avec soin, compétence, diligence et dans les délais impartis selon les stipulations de son contrat et son profil de poste ;

Ø  Observer les normes de sécurité, de protection et de redevabilité au cours de l’exécution de son travail ;

Ø  Faire preuve de loyauté envers la FLM et agir avec courtoisie et respect envers tous les membres de l’organisation, les bénéficiaires ainsi que toute personne en rapport avec la FLM ;

Ø  Jouir d’une réputation exemplaire et n’avoir jamais été impliqué directement ou indirectement dans des situations ou suspicions de fraude et de corruption confirmées ;

Ø  Signer et respecter le Code de Conduite et la politique PEAS de FLM ainsi que toutes les autres Politiques en vigueur à la FLM.

Qualifications, Expériences et Exigences du poste

ü Diplôme : Bac+3 en logistique ou tout autre domaine contexte.

ü Expérience professionnelle d’au moins 2 ans dans le domaine de la logistique

ü Esprit d’équipe ;

ü Bonne capacité rédactionnelle des comptes rendus et des rapports d’activités ;

ü Bonne connaissance des outils informatiques (Word) ;

ü Bonne capacité à prendre des initiatives et apporter des idées novatrices

ü Sens de l’humanité, respect, discrétion et de services envers les bénéficiaires.

ü Bonne connaissance du Français (orale et écrite) et l’Arabe local (orale).

Directives pour appliquer pour le poste

Les personnes intéressées sont priées de soumettre un dossier contenant les documents suivants :

Ø  Une lettre de motivation adressée à Monsieur le Directeur Pays ;

Ø  Un curriculum vitae détaillé incluant trois personnes de références professionnelles provenant de trois récents employeurs (Noms, téléphone, courriel, organisation et position de la personne) ;

Ø  La copie de la pièce d’identité ou du passeport ;

Ø  Les photocopies des diplômes et attestations de services rendus (Des copies légalisées par la structure légale concernée seront réclamées par la suite si la candidate est retenue) ;

Ø  Un certificat médical d’aptitude au travail (À remettre après si la personne est retenu pour le poste) ;

Ø  Extrait de casier judiciaire (À remettre après si la personne est retenue pour le poste.

Ø  Une photocopie de permis de conduire (À remettre après si la personne est retenue pour le poste) ;

Ø  Les dossiers de candidature envoyés, seront de l’entière propriété de la FLM et ne seront plus rendu EN AUCUN CAS ;

Ø  Les candidatures féminines sont fortement encouragées et à compétences égales, la femme sera recrutée ;

Seuls les candidats-es dont le contenu de leur dossier correspond au profil du poste seront contactés par téléphone et/ou courriel pour un test écrit suivi d’un entretien oral.